Aviso de Privacidad Integral

Última actualización: 15 de octubre de 2026

I. Identidad del Responsable

El responsable del tratamiento de sus datos personales es el colegio al que usted o su hijo(a) se encuentran vinculados (en adelante, el "Colegio"). Colegia, operada por Alejandro Balderas ("Colegia", el "Encargado"), actúa como encargado del tratamiento de datos personales por cuenta y orden del Colegio, en los términos de las disposiciones relativas al Encargado de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) y, en lo aplicable, su Reglamento vigente.

Domicilio del Encargado: Ciudad de México, México.
Correo de contacto: privacidad@colegia.io

II. Datos Personales Recabados

Para la prestación de nuestros servicios, recabamos las siguientes categorías de datos:

Datos de identificación y contacto

• Nombre completo del padre, madre o tutor
• Correo electrónico
• Número de teléfono
• Fecha de nacimiento del padre, madre, tutor o personal escolar
• Sexo (mujer u hombre), que usamos para referirnos a la persona como mamá o papá y para estadísticas agregadas de uso del servicio
• Nombre completo del alumno(a)
• Grado y grupo escolar

Datos de identificación del alumno(a)

• Fotografía (opcional, con consentimiento expreso)

Datos sensibles

No recabamos datos personales sensibles de alumnos como alergias, restricciones alimentarias, condiciones médicas, religión o datos genéticos. La aplicación no cuenta con campos para capturar este tipo de información sobre el menor. Si en el futuro se incorporara dicho tratamiento, se solicitará consentimiento expreso por escrito y se actualizará este Aviso de Privacidad antes de iniciar la captura.

Patrones faciales (módulo de reconocimiento de fotos). Cuando el Colegio contrata y activa el módulo de reconocimiento de fotos, la plataforma detecta los rostros que aparecen en cada fotografía escolar y calcula por cada rostro un patrón facial numérico (dato de carácter biométrico no vinculado a identidad). Ese patrón se almacena junto a la fotografía, sin nombre y sin asociarse a ningún alumno: por sí solo no permite identificar a ningún menor, no se agrupa entre fotografías y no se utiliza para ninguna otra finalidad.

La identificación de un alumno ocurre únicamente cuando su padre, madre o tutor activa la función para ese alumno y otorga su consentimiento expreso y por escrito dentro de la aplicación (Sección IV). Si el patrón no corresponde a un alumno activado, no se genera registro alguno y ningún menor queda identificado. Las fotografías de referencia que aporta la familia no se conservan: se convierten en la plantilla del alumno y se eliminan de inmediato.

Para autenticar al personal docente o administrativo en la aplicación móvil de personal, registramos el tipo de mecanismo biométrico (huella o reconocimiento facial) que el dispositivo del usuario emplea localmente. La biometría como tal no se transmite ni se almacena en nuestros servidores; únicamente registramos una etiqueta del método empleado, con fines de seguridad de la sesión. Este tratamiento aplica solo al personal del Colegio y se realiza con su consentimiento al habilitar la función desde su dispositivo.

Datos financieros

• Montos de cargos y pagos asociados a servicios escolares (registrados por el colegio)

Datos técnicos

• Dirección IP, tipo de dispositivo, sistema operativo y navegador
• Tokens de sesión e identificadores de usuario
• Pantallas visitadas e interacciones dentro de la aplicación

Comentarios enviados a Colegia

Desde la aplicación para familias usted puede enviar comentarios al equipo que desarrolla Colegia. Guardamos lo que escribe, los archivos que adjunta (fotografías, capturas de pantalla o PDF), sus notas de voz y su transcripción, y datos técnicos de la aplicación y de su dispositivo (versión de la aplicación, sistema operativo y modelo), para entender y resolver lo que nos comunica. Sus comentarios los lee únicamente el equipo de Colegia; el colegio no los ve. Las notas de voz se transcriben con el mismo proveedor que las notas de voz de Mensajes, descrito en la Sección V. Si usted elimina su cuenta, eliminamos las fotografías, archivos, notas de voz y transcripciones de sus comentarios; el texto puede conservarse sin su nombre.

Autorizaciones para actividades

Cuando el Colegio le pide autorizar a su hijo(a) para una actividad (por ejemplo, una salida o un festejo), guardamos:

• La firma que usted dibuja con el dedo. Solo guardamos la forma de los trazos, sin velocidad, presión ni tiempos, y nunca se usa para identificar ni verificar a nadie, por lo que no es un dato biométrico
• La frase exacta que usted firmó, su nombre tal como aparece, y la fecha y hora
• La dirección IP, el navegador o la aplicación y el modelo del dispositivo con que firmó
• Un código de verificación (hash) del registro, que comprueba que no fue alterado
• El contacto de emergencia de la familia (nombre y teléfono), que se pide para autorizar y que usted puede editar
• Si la actividad tiene costo, si ya se pagó, quién del Colegio lo registró y cuándo. Colegia no procesa el pago

III. Finalidades del Tratamiento

Finalidades primarias (necesarias)

1. Gestión de la relación escuela-familia: comunicación, avisos y anuncios
2. Control de asistencia escolar
3. Gestión de recogida de alumnos (pickup) y seguridad
4. Administración de servicios de alimentación y comedor
5. Registro y consulta de cargos y pagos escolares
6. Autenticación y control de acceso a la plataforma
7. Autorizaciones para actividades: conservar la evidencia de que el padre, madre o tutor autorizó la participación del alumno(a), para presentarla a la autoridad educativa (por ejemplo, la SEP) cuando el Colegio deba hacerlo; localizar al contacto de emergencia durante la actividad, y que el Colegio sepa quién asiste y quién ya pagó
8. Traducción automática del contenido escolar (avisos, comentarios, mensajes del chat, menús, eventos y documentos) al idioma configurado por el usuario, y revisión automática de las conversaciones con el colegio para identificar las que ya fueron atendidas, mediante servicios de inteligencia artificial operados por encargados (ver Sección V)
9. Transcripción automática a texto de las notas de voz que envían las familias y el personal del colegio en Mensajes, mediante servicios de inteligencia artificial operados por encargados (ver Sección V)
10. Monitoreo de errores y desempeño del servicio, y análisis de uso del producto (pantallas, interacciones y métricas operativas, de forma seudonimizada) para entender cómo se usa la plataforma y mejorarla (ver Secciones V y IX)
11. Elaborar estadísticas de uso del servicio (por ejemplo, por sexo y edad), sin identificar a las personas en reportes

Finalidades secundarias

1. Comunicaciones informativas sobre funcionalidades de Colegia

Si no desea que sus datos sean tratados para esta finalidad secundaria, puede manifestarlo enviando un correo a privacidad@colegia.io. Su negativa no afecta la prestación del servicio.

IV. Consentimiento para Datos Sensibles

La aplicación no recaba datos sensibles del alumno como alergias, condiciones médicas, religión o datos genéticos, por lo que no se solicita consentimiento para esas categorías. Si en el futuro se incorporaran funcionalidades que requieran capturarlos (por ejemplo, alergias o restricciones alimentarias para un módulo de comedor), se solicitará su consentimiento expreso de forma separada e independiente, mediante una casilla específica al momento de capturar la información. Usted podrá otorgar o retirar dicho consentimiento en cualquier momento.

Reconocimiento de fotos. Para que la plataforma identifique a su hijo(a) en las fotografías escolares y se las muestre, se requiere su consentimiento expreso y por escrito, otorgado por separado para cada hijo(a) desde una pantalla dedicada de la aplicación, conforme al artículo 8 de la LFPDPPP. Nunca se solicita de forma agrupada con otros términos ni mediante una casilla general. El texto que usted acepta se conserva versionado, junto con la fecha y el registro de auditoría correspondiente. Puede revocarlo en cualquier momento desde la aplicación; al hacerlo se eliminan la plantilla facial de su hijo(a), todas sus coincidencias y los videos personalizados asociados.

IV-bis. Datos de Menores de Edad

Colegia procesa información de niñas, niños y adolescentes únicamente por cuenta y orden del Colegio, en el marco de la relación escolar entre el Colegio y la familia. En consecuencia:

• No recabamos datos directamente de menores. Toda la información del alumno(a) es proporcionada por el padre, madre o tutor a través de la aplicación, o bien por el personal autorizado del Colegio.
• El consentimiento lo otorga el padre, madre o tutor en representación del menor. Al aceptar el presente Aviso de Privacidad y, en su caso, los consentimientos expresos para datos sensibles o fotografías subidas desde la aplicación móvil, el padre, madre o tutor consiente en nombre y representación del menor, en términos del artículo 8 de la LFPDPPP y del artículo 16 de la Ley General de los Derechos de Niñas, Niños y Adolescentes.
• Las fotografías escolares cargadas por el Colegio (fotos de perfil, fotos de eventos o de salón) se rigen por la carta de cesión de imagen que el Colegio recaba de los padres al momento de la inscripción. Colegia actúa como encargado de almacenamiento y no requiere un consentimiento adicional dentro de la aplicación para este flujo, pues el responsable y custodio de dicha autorización es el Colegio.
• Las fotografías cargadas directamente por el padre, madre o tutor desde la aplicación móvil (por ejemplo, foto de quien recoge al menor) sí requieren un consentimiento expreso dentro de la propia aplicación, registrado de forma auditable.
• La fotografía de perfil de la propia persona usuaria es opcional. Al cargarla, consiente que se muestre únicamente a las personas de su escuela dentro de la plataforma. No se comparte con ningún tercero: solo se almacena con nuestro proveedor de infraestructura (Amazon Web Services, listado en la Sección V). El consentimiento expreso dentro de la aplicación descrito en el punto anterior se mantiene para las fotografías de otras personas.
• El reconocimiento de fotos (Sección II) nunca identifica a un menor sin el consentimiento expreso y por escrito de su padre, madre o tutor. Los menores cuyas familias no activan la función no son identificados por la plataforma en ningún momento. El Colegio puede desactivar el módulo para toda su comunidad en cualquier momento.
• La aplicación no contiene publicidad dirigida a menores ni utiliza identificadores publicitarios. Tampoco realizamos perfilamiento con fines comerciales sobre datos de menores.

El padre, madre o tutor puede en cualquier momento retirar su consentimiento, ejercer derechos ARCO en representación del menor, o solicitar la eliminación de la información a través de los canales descritos en la Sección VI. La eliminación de fotografías cargadas desde la aplicación es inmediata; los registros operativos del Colegio (asistencia, cargos) se conservan anonimizados conforme a la Sección VII.

V. Encargados (Sub-procesadores) y Transferencias

Para la prestación del servicio, Colegia comparte sus datos con los siguientes encargados (sub-procesadores), quienes los tratan exclusivamente por cuenta y orden de Colegia, conforme a contratos de tratamiento de datos (Data Processing Agreements) que les imponen las mismas obligaciones que aplican a Colegia bajo la LFPDPPP. Estas comunicaciones constituyen remisiones conforme al artículo 51 del Reglamento de la LFPDPPP y no son transferencias a terceros.

Para la traducción automática se envía únicamente el texto del contenido a traducir (por ejemplo, el título y cuerpo de un aviso, un mensaje del chat, o el nombre de un platillo), sin identificadores de usuario, de alumno ni de colegio. Los proveedores tratan ese texto solo para generar la traducción: sus términos de servicio para API prohíben usarlo para entrenar sus modelos. Las traducciones resultantes se almacenan en la infraestructura de Colegia y se eliminan junto con el contenido original.

Para la revisión automática de conversaciones, una vez por noche se envía el texto de los mensajes recientes de cada conversación abierta entre la familia y el colegio, indicando solo si cada mensaje lo escribió la familia o el colegio, sin identificadores de usuario, de alumno ni de colegio. El proveedor responde únicamente si queda algo pendiente; cuando no queda nada pendiente, la conversación se marca como resuelta, y el personal del colegio puede reabrirla en cualquier momento. El contenido no se usa para entrenar modelos. En ambos casos, el texto puede incluir los nombres o datos que la propia persona haya escrito en el mensaje.

Las notas de voz se graban en la aplicación móvil y su audio se almacena con el resto de las fotos y archivos del colegio en la infraestructura de Colegia. Para la transcripción, en cuanto se envía una nota de voz se manda su audio una sola vez al proveedor, sin identificadores de usuario, de alumno ni de colegio. A diferencia de la traducción, aquí sí se envía el audio, y puede incluir los nombres o datos que la propia persona haya dicho en la nota. El proveedor trata el audio solo para generar el texto: cada solicitud indica que no se use para entrenar modelos, y sus términos de servicio para API lo prohíben. La transcripción se almacena junto con la nota de voz, solo la ven las personas de esa conversación y puede traducirse como cualquier otro mensaje del chat. Ni Colegia ni el proveedor revisan el audio o la transcripción, y no se usan para ningún otro fin.

Los documentos que las familias y el personal del colegio envían en Mensajes (archivos PDF, Word, Excel o PowerPoint) se almacenan con el resto de las fotos y archivos del colegio en la infraestructura de Colegia.

Para el análisis de uso del producto, Colegia registra en PostHog dos tipos de eventos. El primero son hechos operativos que ya procesa para prestar el servicio (por ejemplo, que se realizó un pedido de comida, se confirmó una salida, se aceptó una invitación o se generó un cargo o pago), acompañados únicamente de un identificador seudónimo del adulto usuario, el identificador del colegio, la funcionalidad utilizada y conteos o montos (por ejemplo, el importe de un cargo o pago). En estos eventos nunca se envían nombres ni identificadores de alumnos, texto libre, correos, números telefónicos, identificadores de dispositivo ni datos de ubicación. Entre los datos que PostHog recibe como encargado se encuentra el sexo de la persona, para elaborar estadísticas agregadas de uso (por ejemplo, por sexo y edad); nunca se le envían la fecha de nacimiento ni el número telefónico. El segundo son las pantallas e interacciones dentro de la aplicación, descritas en la Sección IX. Ambos forman parte de la prestación del servicio, igual que la telemetría de errores y desempeño.

La lista actualizada de encargados está disponible en app.colegia.io/subprocessors.

No realizamos transferencias de sus datos personales a terceros con fines distintos a los anteriores, salvo en los casos previstos en el artículo 36 de la LFPDPPP (cumplimiento de obligaciones legales, ejercicio de derechos en procedimientos judiciales, entre otros) o cuando contemos con su consentimiento expreso.

VI. Derechos ARCO

Usted tiene derecho a Acceder, Rectificar, Cancelar u Oponerse al tratamiento de sus datos personales (derechos ARCO). Para ejercer cualquiera de estos derechos, envíe su solicitud a privacidad@colegia.io incluyendo:

1. Nombre completo del titular
2. Descripción clara del derecho que desea ejercer
3. Correo electrónico registrado en la plataforma
4. Copia de identificación oficial

Responderemos su solicitud en un plazo máximo de 20 días hábiles, conforme a lo establecido en la LFPDPPP.

Si ejerce su derecho de cancelación, algunos registros técnicos del servicio se conservan hasta 14 días después de la eliminación de su cuenta, como se describe en la Sección VII.

VII. Retención de Datos

Sus datos personales se conservarán mientras exista una relación activa con el Colegio. Al término de la relación, los datos se eliminarán o anonimizarán, salvo aquellos que deban conservarse por obligación legal.

Usted puede solicitar la eliminación de su cuenta en cualquier momento desde la sección "Cuenta" de la aplicación.

Al eliminar su cuenta, solicitamos a PostHog que elimine su perfil y sus eventos de análisis de uso. Las bitácoras y trazas del servidor descritas en la Sección IX que contengan su identificador no pueden eliminarse de forma individual: se eliminan automáticamente en un plazo máximo de 14 días.

Las autorizaciones firmadas descritas en la Sección II no se modifican ni se eliminan: se conservan como evidencia del Colegio mientras este la necesite. Si usted elimina su cuenta, la cuenta se anonimiza, pero cada autorización firmada conserva el nombre con el que se firmó.

Los patrones faciales descritos en la Sección II se conservan mientras exista la fotografía a la que pertenecen: al eliminarse la fotografía se eliminan también sus patrones. La plantilla facial de un alumno y sus coincidencias se eliminan al revocarse el consentimiento, y todos los patrones de un colegio se eliminan si el Colegio desactiva el módulo.

VIII. Medidas de Seguridad

Implementamos medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas para proteger sus datos contra daño, pérdida, alteración, acceso o tratamiento no autorizado, incluyendo: cifrado en tránsito (TLS/HTTPS), cifrado en reposo de la base de datos, control de acceso basado en roles, aislamiento multi-tenant por colegio y auditoría de acciones sensibles.

IX. Cookies, Identificadores y Telemetría

La plataforma web utiliza cookies de sesión estrictamente necesarias para el funcionamiento de la autenticación.

En la aplicación móvil utilizamos:

• Identificadores opacos generados localmente (no recuperables a su identidad sin acceso a nuestros sistemas) para mantener su sesión.
• Telemetría de errores y desempeño a través de Sentry, con la finalidad de detectar y corregir fallas de la aplicación. Los datos se procesan con identificadores internos seudonimizados (ver Sección X-bis) y se configuran activamente para excluir nombres, correos, números telefónicos, direcciones IP y datos sensibles. La eliminación de información personal identificable (PII) ocurre en el SDK, antes de que los datos abandonen su dispositivo. Esta finalidad se justifica como interés legítimo de seguridad y operación conforme al artículo 10, fracción VII de la LFPDPPP.
• Análisis de uso del producto a través de PostHog, con la finalidad de entender qué pantallas y funcionalidades se utilizan y priorizar mejoras de la aplicación. Registra las pantallas que se visitan y las interacciones dentro de la aplicación, con un identificador interno seudonimizado del usuario (ver Sección X-bis), el colegio, el rol y datos técnicos como el sistema operativo. Se configura activamente para excluir nombres, correos, números telefónicos, identificadores de alumnos, texto libre y datos sensibles a nivel SDK, antes de que los datos abandonen su dispositivo. PostHog descarta las direcciones IP, no se registra la ubicación y no se graban las sesiones. Forma parte de la prestación del servicio, igual que la telemetría de errores, y se justifica como interés legítimo de seguridad y operación conforme al artículo 10, fracción VII de la LFPDPPP.

En los servidores del servicio utilizamos:

• Telemetría de errores a través de Sentry, con la finalidad de detectar y corregir fallas del servicio.
• Bitácoras y trazas del servidor a través de PostHog, con la finalidad de monitorear técnicamente los errores y el desempeño del servicio (distinto del registro operativo del servicio descrito en la Sección V). Estos registros se conservan en PostHog durante 14 días y después se eliminan automáticamente; no es posible eliminarlos de forma individual antes de ese plazo.

Esta telemetría del servidor se procesa con identificadores internos seudonimizados (por ejemplo, de usuario, familia, alumno, colegio o del registro de que se trate; ver Sección X-bis) y metadatos técnicos del servicio, como la ruta, la duración, el código de estado y la versión. Se configura activamente para excluir nombres, correos, números telefónicos y tokens de sesión o de acceso. En las bitácoras y trazas se excluyen, además, el texto libre escrito por los usuarios (como mensajes, publicaciones o comentarios), los valores de las consultas a la base de datos y los mensajes de error que esta genera. Esta finalidad se justifica como interés legítimo de seguridad y operación conforme al artículo 10, fracción VII de la LFPDPPP.

No utilizamos cookies de terceros con fines publicitarios ni compartimos datos con redes de publicidad.

X. Aceptación y Modificaciones al Aviso de Privacidad

Usted acepta este Aviso de Privacidad y los Términos y Condiciones en la aplicación, marcando una casilla al iniciar sesión o al crear su cuenta.

Nos reservamos el derecho de modificar este Aviso de Privacidad. Cualquier cambio será notificado a través de la plataforma y/o correo electrónico. Cuando publiquemos una nueva versión, cada persona la acepta en la aplicación la siguiente vez que inicie sesión. La versión vigente siempre estará disponible en app.colegia.io/privacidad.

X-bis. Datos Disociados

La telemetría descrita en las Secciones V y IX (monitoreo de errores y desempeño, bitácoras y trazas del servidor, y análisis de uso del producto) no constituye un tratamiento de datos disociados. Se procesa en forma seudonimizada, con identificadores internos que por sí solos no revelan a los encargados la identidad de ninguna persona, pero que Colegia sí puede asociar a ella. Por ello no se considera disociada en términos del artículo 3, fracción IX de la LFPDPPP y permanece sujeta a la Ley y a este Aviso de Privacidad.

Los patrones faciales descritos en la Sección II se generan y conservan sin vínculo con la identidad de ningún alumno. La asociación con un alumno determinado se produce únicamente mediante el consentimiento expreso descrito en la Sección IV, y se deshace al revocarlo.

XI. Autoridad

Si considera que su derecho a la protección de datos personales ha sido vulnerado, puede acudir a la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno (SABG), a través del órgano administrativo desconcentrado Transparencia para el Pueblo, conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares publicada en el Diario Oficial de la Federación el 20 de marzo de 2025.

Más información: gob.mx/buengobierno.